Datenschutzerklärung Thüringer Schulcloud
für das
Staatliche Gymnasium Bergschule
Dr.-Theodor-Neubauer-Str. 10a
99510 Apolda
Liebe Besucher*innen, liebe Nutzer*innen, liebe Erziehungsberechtigte,
diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die beim Aufruf der Website https://schulcloud-thueringen.de von jedem Besucher automatisch durch das HPI erhoben werden (Buchstabe A) sowie über die Verarbeitung von Daten, die im Auftrag der teilnehmenden Schulen bei Nutzung der Thüringer Schulcloud erhoben werden (Buchstabe B).
Die Thüringer Schulcloud schafft die technische Grundlage dafür, dass Lehrende und Schüler*innen in jedem Unterrichtsfach moderne digitale Lehr- und Lerninhalte nutzen können.
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen vor allem Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität ermöglichen, beispielsweise Name, Telefonnummer,
Anschrift oder E-Mail-Adresse. Statistische Daten, die beispielsweise bei einem Besuch der Website erhoben werden und die nicht mit einer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht unter den Begriff des personenbezogenen Datums.
A. Datenverarbeitung durch das HPI beim Aufruf der Website
Bei jedem Aufruf der Website https://schulcloud-thueringen.de werden durch den Browser automatisch Zugriffsdaten übermittelt, um den Besuch der Website zu ermöglichen. Die Zugriffsdaten umfassen insbesondere die IP-Adresse des
anfragenden Geräts, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage, die Adresse der aufgerufenen Website und der anfragenden Website sowie Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem. Die Verarbeitung dieser Zugriffsdaten ist erforderlich, um den Besuch der Website zu ermöglichen und die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Systeme des HPI zu gewährleisten. Diese Zugriffsdaten werden für 14 Tage gespeichert und nach anschließender Anonymisierung archiviert.
Die Website nutzt zudem eigene Cookies, d.h. kleine Dateien, die auf den Geräten der Besucher*innen gespeichert werden und Informationen für den Austausch mit den Systemen des HPI enthalten. Die meisten Browser sind standardmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Besucher*innen können jedoch ihre Browsereinstellungen so anpassen, dass Cookies abgelehnt oder nur nach vorheriger Zustimmung gespeichert werden. Ohne Cookies können jedoch ggf. nicht alle Angebote und Funktionen der Website störungsfrei funktionieren. Die auf der Website eingesetzten Cookies dienen insbesondere zur Login-Authentifizierung, zur Lastverteilung und um zu vermerken, dass eine auf der Website platzierte Informationen angezeigt wurde, sodass diese beim nächsten Besuch der Website nicht erneut angezeigt werden muss. Wir wollen dadurch eine komfortablere und individuellere Nutzung der Website ermöglichen.
Beim Aufruf der Website durch nicht-angemeldete Besucher*innen ist das Hasso Plattner Institut (HPI), Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3, 14482 Potsdam, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. für die zuvor genannten Verarbeitungsvorgänge verantwortlich. Für alle Fragen zum Thema Datenschutz ist der Datenschutzbeauftragte des HPI unter den zuvor genannten Kontaktdaten erreichbar (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“). Rechtsgrundlage für die
Verarbeitung sind die zuvor genannten berechtigten Interessen des HPI.
Bei angemeldeten Nutzern*innen findet die zuvor genannte Datenverarbeitung unter der nachfolgend beschriebenen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit der Schulen statt, die das HPI als technischen Dienstleister beauftragen.
B. Datenverarbeitung durch die Schulen als verantwortliche Stellen bei Nutzung der Thüringer Schulcloud
Bei Nutzung der Thüringer Schulcloud ist Ansprechpartner und verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Schulleitung der jeweiligen Schule, die Du besuchst / Ihr Kind besucht. Die Kontaktadressen der teilnehmenden Schulen können in der folgenden Liste der Kontaktadressen1 eingesehen werden. Für Fragen zum Thema Datenschutz im Zusammenhang mit der Thüringer Schulcloud durch die Schule kannst Du / können Sie sich jederzeit auch an den Datenschutzbeauftragten der Schule wenden. Dieser ist unter der in der Liste https://s3.hidrive.strato.com/schul-cloud-hpi/thr/Dokumente/Kontaktadressen.pdf angegebenen postalischen Adresse sowie unter der dort angegebenen E-Mail-Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“) erreichbar.
EINWILLIGUNG IN DIE DATENVERARBEITUNG IN DER THÜRINGER SCHULCLOUD
Daten in der Thüringer Schulcloud werden grundsätzlich auf Basis Deiner / Ihrer Einwilligung erhoben. Die Einwilligung ist freiwillig, das heißt, durch die Nichterteilung der Einwilligung entstehen den Schüler*innen keine Nachteile. In diesem Fall erhalten die Schüler*innen auf Basis der schulgesetzlichen Bestimmungen dennoch Zugang zur Thüringer Schulcloud, wobei der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten auf ein Minimum reduziert wird.
Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch einen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Fall des Widerrufs werden die auf Basis der Einwilligung gespeicherten personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, es sei denn, es besteht ein gesetzlicher Grund zur Aufbewahrung oder Du willst / Sie wollen vorher noch auf die gespeicherten Daten zugreifen.
Bei Schülern unter 16 Jahren muss die Einwilligung durch einen erziehungsberechtigten Elternteil abgegeben werden. Nach Vollendung des 16. Lebensjahrs werden die Schüler*innen nach der eigenen Einwilligung gefragt.
REGISTRIERUNG UND ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Die Registrierung erfolgt grundsätzlich in elektronischer Form auf der Website: https://schulcloud-thueringen.de
Die Erhebung personenbezogener Daten ist auf ein notwendiges Minimum beschränkt. Zur Registrierung in der Thüringer Schulcloud sind folgende Angaben erforderlich:
- Vor- und Nachname;
- Email-Adresse;
- Geburtsdatum;
Diese Angaben werden gespeichert, damit Nutzer*innen mit ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst gewählten Passwort Zugriff auf die Thüringer Schulcloud erhalten.
NUTZUNG DER THÜRINGER SCHULCLOUD
Darüber hinaus werden bei der Nutzung der Thüringer Schulcloud folgende Daten erfasst:
- Nutzername, Nutzerkennung und Rolle;
- Angaben zur Einwilligung des Nutzers bzw. des Erziehungsberechtigten;
- Schuldaten (Schul-Kennung, Name, Anschrift, Bundesland);
- Kursdaten (Kurs-Kennung, Kursgruppe, Beschreibung, Daten, Termine);
- Von den Nutzern in den Bereich "Meine Dateien" hochgeladene Dateien (Inhaltsdaten und Metadaten, z.B. Dateiname, Dateipfad, Dateigröße und Zeitstempel);
- Aufgabendaten (Aufgaben-Kennung, Kommentare; Bearbeitungsstand in %; Teammitglieder);
- Supportanfragen (Betreff, Nachricht);
- Nutzungsdaten / Logdateien (gekürzte IP-Adressen, Klicks, Zeitstempel), soweit für die Softwareentwicklung nötig;
- Über die Chat- und Webkonferenzfunktion ausgetauschte Inhalts- und Metadaten.
VERARBEITUNGSZWECKE
Die Verarbeitung der Daten in der Thüringer Schulcloud erfolgt, um die Nutzung derThüringer Schulcloud als Lernplattform zu ermöglichen, d.h. die Bereitstellung von Lernsoftware als Web-Plattform einschließlich der Schaffung von Schnittstellen zu Schulportalen, webbasierten Diensten und Inhalten.
Im Einzelnen werden die Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Bereitstellung einer cloud-basierten Lernplattform, in der sich Nutzer von diversen Endgeräten aus anmelden können;
- Abruf von geeigneten Lerninhalten über den sog. Lernstore;
- Schaffung eines virtuellen Klassenzimmers, über das Lerninhalte vermittelt, Aufgaben verwaltet und die übrigen Zwecke der Thüringer Schulcloud gebündelt werden;
- Kalender- und Erinnerungsfunktion;
- Dateimanagement;
- Bereitstellung von Kollaborations-Tools (Chatfunktion, Webkonferenz, Team-Arbeit innerhalb der Schule sowie mit anderen Schulen und/oder externen Experten);
- Anzeige von Lernständen;
- Unterstützung der Schüler bei der Nutzung interaktiver Materialen durch die Lehrenden;
- Bearbeitung von Supportanfragen;
- Softwareentwicklung anhand anonymisierter Nutzungsdaten (zur Vermeidung von Risiken für die Nutzer und zur Verbesserung der Funktionalitäten der Cloud;
- Management etwaiger Einwilligungen der Eltern und Nutzer
Bereitstellung von Kollaborations-Tools (Chatfunktion, Team-Arbeit innerhalb der Schule sowie mit anderen Schulen und/oder externen Experten).
Die Thüringer Schulcloud dient der Vermittlung und Verwaltung von Lerninhalten sowie der Unterstützung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schulen. Die Thüringer Schulcloud dient ausdrücklich nicht für die schulinterne Verwaltung von Schülerdaten für andere Zwecke. In der Thüringer Schulcloud sind daher insbesondere keine Funktionen zur Notenerfassung, Schülerbewertung oder Anwesenheitskontrolle vorgesehen. Die Thüringer Schulcloud stellt auch kein digitales Klassenbuch dar.
CHAT- UND WEBKONFERENZFUNKTION DER THÜRINGER SCHULCLOUD
Innerhalb eines Teams kann zusätzlich zum Dateiaustausch, Gruppenterminen und Gruppennews ein Chat hinzufügt werden. Somit wird das Versenden teamweiter Nachrichten, insofern der Admin der Schule die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich freigeschaltet hat, ermöglicht.
Im Rahmen der Thüringer Schulcloud ist ein Chat integriert, der innerhalb der Funktion Teams teamweite Nachrichten erlaubt. Eingesetzt wird dafür die Open Source Software „Rocketchat“, (https://rocket.chat) die durch das HPI individuell angepasst wird und durch das HPI selbst betrieben und administriert wird.
Zusätzlich gibt es innerhalb der Wirkungsbereiche „Teams und Kurse“ die Möglichkeit, Webkonferenzen zur Übertragung von Video- bzw. Audioinhalten zu nutzen. Die Webkonferenz kann jeweils im Wirkungsbereich Teams von den Eigentümern, Administratoren und Leitern, sowie im Wirkungsbereich Kurse von den Lehrkräften gestartet werden.
Für Webkonferenzen ist die Open Source-Software „BigBlueButton“ (https://bigbluebutton.org) integriert, die ebenfalls durch das HPI selbst betrieben und administriert wird.
Im Rahmen der Thüringer Schulcloud wird der bestehende Chat auf Basis der Software „Rocketchat“ demnächst durch einen neuen Chat ersetzt. Dieser erlaubt, innerhalb der Wirkungsbereiche „Teams, Kurse und Klassen“ das Versenden von Nachrichten an die Personengruppe im jeweiligen Wirkungsbereich. Ob ausschließlich Lehrkräfte oder auch Schüler:innen in diesen Unterhaltungen Schreibrechte haben, bestimmt stets der Eigentümer des jeweiligen
Wirkungsbereichs. Mit Nutzer:innen der eigenen Schule, die nicht den eigenen Wirkungsbereichen angehören, können Unterhaltungen eröffnet werden, sofern die Schule dies aktiviert hat. Um an einer solchen Unterhaltung teilzunehmen, ist stets eine Einladung des Initiators der Unterhaltung und das Akzeptieren der Einladung durch die eigeladenen Personen Voraussetzung. Eingesetzt wird dafür die Open Source Software „Matrix Chat“ (https://matrix.org/docs/spec/ ), die durch das HPI individuell angepasst wird und durch das HPI selbst betrieben und administriert wird. Die im Rahmen der Chat- und die Webkonferenzfunktion verarbeitete Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Außerdem besteht eine verschlüsselte Netzverbindung zwischen der vom HPI betriebenen Anwendung und dem Client des Endgeräts (SSL-Verschlüsselung).
HELPDESK
Über den Hilfebereich der Thüringer Schulcloud (symbolisiert durch das Fragezeichen) hast Du / haben Sie die Möglichkeit, über ein Kontaktformular mit den von der Schule benannten Schul-Administratoren in Kontakt zu treten. In den vorgegebenen Feldern hast Du / haben Sie die Möglichkeit, das Problem, den Ist-Zustand und den Soll-Zustand zu beschreiben und eine von mehreren vorgegebenen Kategorien zu wählen. Zusätzlich wird eine Nutzerkennung übertragen, damit eine Zuordnung zu Deinem / Ihrem Konto möglich ist. Den Schul-Administratoren werden auch der in Deinem / Ihrem Nutzerkonto hinterlegte Vor- und Nachname angezeigt, jedoch keine darüberhinausgehenden personenbezogenen Daten. Die Schul-Administratoren werden versuchen, das Problem zu lösen oder dies an die Administratoren des HPI weiterleiten, denen ebenfalls nur die zuvor genannten Daten angezeigt werden. Die Antwort auf Deine / Ihre Supportanfrage wird systemseitig an die im Nutzerkonto hinterlegte E-Mail- Adresse versendet.
Die bei der Verwendung des Kontaktformulars erhobenen Daten werden nach vollständiger Bearbeitung Deiner / Ihrer Anfrage automatisch gelöscht, es sei denn, Deine / Ihre Anfrage wird noch zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher
Pflichten benötigt (vgl. Abschnitt „Speicherdauer“).
WEITERGABE VON PERSONENBEZOGENEN DATEN / EMPFÄNGER
Die bei der Nutzung der Thüringer Schulcloud anfallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
Die erfassten Daten werden an das HPI als Dienstleister der Schulen übermittelt. Das HPI ist durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO zur weisungsgebundenen Verarbeitung im Auftrag der teilenehmenden Schulen verpflichtet. Sofern Daten an weitere Dienstleister weitergeben werden, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sodass es zu keiner Schwächung des Datenschutzes kommt. Sie sind vertraglich an Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden regelmäßig kontrolliert. Eine aktuelle Liste der Subunternehmer kann stets online eingesehen werden. (https://s3.hidrive.strato.com/schul-cloud-hpi/thr/Dokumente/Empfaenger.pdf)
Subunternehmen zur Auslagerung der Daten
Aus technischen oder organisatorischen Gründen behält sich das HPI vor, Hosting- Dienstleistungen an Subunternehmer zu vergeben. Folgende Subunternehmer werden derzeit zum Hosting eingesetzt:
- Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin („Strato“);
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen („Hetzner“).
Lernstore: Externe Lerninhalte durch Inhalte-Anbieter
Für die Nutzung interaktiver Inhalte externer Anbieter (z. B. Schulbuchverlage) werden teilweise Pseudonyme eingesetzt. Diese dienen nur dazu, um Lernfortschritte festzuhalten (z.B. User 123456 hat Aufgabe X beendet). Die Inhalte-Anbieter erhalten hingegen keine unmittelbar personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten usw.) und können daher keine direkten Rückschlüsse auf die realen Nutzer*innen der Thüringer Schulcloud ziehen. Die Daten über die Nutzung digitaler Angebote (bspw. Testfragen) können von den Inhalte-Anbietern anonymisiert ausgewertet und zur Verbesserung ihrer Inhalte und Produkte eingesetzt werden. Folgende Inhalte-Anbieter erhalten derzeit von dem HPI aufgrund von Kooperationsverträgen pseudonymisierte nutzungsbezogene Daten:
- Bettermarks GmbH, Skalitzer Str. 85, 10997 Berlin („Bettermarks“);
- neXenio GmbH (Nexboard), Charlottenstr. 59, 10117 Berlin („neXenio“).
Weitergabe wegen gesetzlicher Verpflichtung
Darüber hinaus gibt Deine / Ihre Schule und das HPI keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, es sei denn, die Weitergabe erfolgt in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen).
SPEICHERDAUER
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten in der Thüringer Schulcloud nur solange gespeichert, wie zur Verfolgung der Zwecke erforderlich, zu denen die Daten erhoben wurden. Danach werden die Daten unverzüglich gelöscht, es sei denn, die Daten werden noch wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt.
Das HPI berichtigt, löscht oder schränkt die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten nur nach dokumentierter Weisung der jeweils verantwortlichen Schule ein. Die Löschung von Daten auf eine Anfrage des Betroffenen hin erfolgt ebenfalls nur in Abstimmung mit den verantwortlichen Schulen. Während der Laufzeit der vertraglichen Vereinbarungen zwischen der jeweiligen Schule und dem HPI haben die Nutzer*innen zudem jederzeit die Möglichkeit, auf die von ihnen in der Thüringer Schulcloud gespeicherten Dateien und Ordner zuzugreifen und diese zu löschen. Die Löschung von Schüler-Accounts ist durch Schul-Administratoren möglich.
Das HPI verpflichtet sich im Auftragsverarbeitungsvertrag gegenüber den Schulen, die Daten noch 90 Tage nach Beendigung des Auftragsverarbeitungsvertrags mit den Schulen aufzubewahren, damit die Nutzer*innen der Thüringer Schulcloud ihre Daten herunterladen können. Nach Ablauf der 90-tägigen Aufbewahrungsfirst wird das HPI alle Nutzerkonten der Auftraggeberin sperren und alle personenbezogenen Daten innerhalb von weiteren 90 Tagen löschen oder zurückgeben, sofern der Löschung dieser Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters oder sonstige Rechtsgründe entgegenstehen. Die datenschutzgerechte Löschung ist zu dokumentieren und gegenüber dem Verantwortlichen auf Anforderung zu bestätigen.
DEINE / IHRE RECHTE
Registrierte Nutzer*innen der Thüringer Schulcloud wenden sich zur Wahrnehmung ihrer Rechte bitte an die jeweils verantwortliche Schule, eine Liste mit den teilnehmenden Schulen und Kontaktdaten ist abrufbar unter der Website https://schulcloud-thueringen.de/link/Kontaktadressen. Im Übrigen richten Besucher*innen der Website ihre Anfrage bitte an das Hasso-Plattner-Institut unter den eingangs genannten Kontaktdaten. Dies gilt auch, sofern Du / Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchtest / möchten.
Dir / Ihnen steht jederzeit das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Deiner / Ihrer personenbezogenen Daten zu. Falls Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, hast Du / haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Du kannst / Sie können außerdem die Löschung Deiner / Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund von Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Du kannst / Sie können die Verarbeitung Deiner / Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten angezweifelt wird. Dir / Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d.h. dass Du / Sie auf Wunsch eine digitale Kopie der von Dir / Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten erhältst / erhalten.
Du hast / Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt wird. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Soweit Deine / Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, verarbeitet werden, hast Du / haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner / Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus Deiner / Ihrer besonderen Situation ergeben.
Du hast / Sie haben schließlich das Recht der Beschwerde bei der jeweils zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Du kannst / Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Deines / Ihres Aufenthaltsorts, Deines / Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.
DATENSICHERHEIT
Das HPI unterhält aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst. Auf der Website eingegebene Daten werden verschlüsselt übertragen (Transport Layer Security). Eine Beschreibung der übrigen technischen und organisatorischen Maßnahmen für die Thüringer Schulcloud findest Du / finden Sie unter https://schulcloud-thueringen.de/link/TOMs
ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZHINWEISE
Gelegentlich werden diese Datenschutzhinweise aktualisiert, beispielsweise wenn sich die Funktionalitäten in der Thüringer Schulcloud ändern oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.
